Con fecha 18 de marzo de 2020 la Comisión para el Mercado Financiero (“CMF”) emitió la norma de carácter general número 435 (“NCG N°435”) que modifica la norma de carácter general número 273 de 2010, la que, a su vez, regula los sistemas de votación en una junta de accionistas.
En consideración a la situación sanitaria que vive el país en relación al Covid-19 o coronavirus y a las atribuciones que la ley le otorga, la CMF autorizó la utilización de medios tecnológicos para asegurar la participación y votación de los accionistas en las juntas de accionistas de sociedades anónimas abiertas y sociedades anónimas especiales sujetas a la supervisión de la CMF, de los tenedores de bonos en las juntas de tenedores de bonos o de los aportantes en las asambleas de aportantes de fondos sujetos a la supervisión de la CMF. En virtud de la NCG N°435 los accionistas, tenedores de bonos o aportantes, según corresponda, podrán participar y votar a distancia siempre y cuando los medios tecnológicos que se utilicen para dicho fin garanticen correctamente la identidad del participante y la simultaneidad o secreto de su votación, según corresponda, en dichas juntas o asambleas.
El directorio de dichas sociedades anónimas o las administradoras de fondos o el representante de los tenedores de bonos, según sea el caso, deberán implementar los medios tecnológicos idóneos para garantizar los requisitos mencionados, junto con certificar el cumplimiento de dicha situación.
Deberá incluirse en la respectiva citación a la junta o asamblea, que se permitirá la participación y votación a distancia y deberá dejarse constancia en el registro de asistencia y en las actas respectivas que se levanten de la junta o asamblea, cuáles accionistas, tenedores o aportantes, según corresponda, han utilizado dichos mecanismos. No obstante, para este caso en particular, la CMF autorizó a utilizar los medios tecnológicos en las juntas y asambleas que hayan sido citadas con anterioridad a la dictación de la NCG N°435, siempre que se avise con anticipación suficiente a la fecha de celebración de la respectiva junta o asamblea.
Finalmente, la CMF dispuso que, si debido a las limitaciones sanitarias que pueda implementar la autoridad o por la falta de los medios tecnológicos no sea posible realizar la junta o asamblea, según sea el caso, la sociedad o entidad podrá invocar el acaecimiento de un hecho de fuerza mayor y suspender o postergar la realización de la respectiva junta o asamblea, argumento que será evaluado finalmente por la CMF.
Tratándose de las sesiones de directorio, recordemos que los directores de las sociedades anónimas estaban ya facultados para participar en sesiones de directorio mediante medios tecnológicos, sin encontrarse físicamente presentes, cumpliendo con ciertos requisitos. Sin perjuicio de lo anterior, para poder llevar adelante los acuerdos adoptados se requiere que el acta se encuentre firmada por todos los directores asistentes a la sesión. Para estos efectos, la CMF dictó en febrero la norma de carácter general número 435 (“NCG 434”), la cual facilita el proceso de firma de las actas de sesiones de directorio respecto de todos los directores asistentes, quienes podrán suscribirlas mediante firma electrónica.
La NCG 434 establece que para comprobar la identidad del director que suscribió electrónicamente el acta (en aquellos casos en que no se use la firma electrónica avanzada) se requiere: (i) un acuerdo previo del directorio que establezca los medios para comprobar la identidad del firmante y (ii) que el gerente general, o quien haya oficiado como secretario en la respectiva sesión, deje constancia al incorporar el acta en el libro que se mantiene para esos efectos, del hecho que dicha firma electrónica corresponde el director que aparece suscribiendo el acta respectiva.
